Kodukontorid ja kaugtöö on viimase paari aastaga muutunud üsna tavapäraseks. See on teinud töö tegemise võimalused mitmekesisemaks, millega paratamatult kaasneb ka kokkulepete ja töökorralduse ülevaatamine/täiendamine. Näiteks on vaja üle vaadata: kas peab olema pidevalt arvuti taga/kättesaadav; töökeskond ja ohutus; andmekaitse turvalisuse nõuded; kulude hüvitamine – mis on ettevõtte kulu ja mis on töötaja kanda.
Hetkel keskendume kodukontorile finants ja maksude seisukohalt.
2022 aasta kiire hindade kallinemise ajal on muutunud üha aktuaalsemaks kommunaalkulud ja nende hüvitamine. Vajalik võib olla ka kulude proportsiooni kohandamine, kuna töötaja on sunnitud kasutama kommunaale (elekter) kallil börsihinna ajal, millal ta erasiskuna seda ei kasutaks.
Kulude hüvitamiseks ja otsustamaks, mis on ettevõtte kulu, üldine loogika on: küsi kas töötaja teeks selle kulu (kasutaks seda asja) ka isikliku otstarbel või ainult ettevõtte jaoks ning vastupidi, kas tehtud kulu on ettevõtte jaoks vajalik (miks?). Näiteks mõnel juhul on vaja kiiremat/kallimat internetti, täiendavat mööblit või IT vahendeid. Kui asja kasutatakse ka isiklikus otstarbeks peaks määrama proportsiooni (%) ettevõtte ja isikliku kasutuse vahel ja vastaval sellele jaotama kulu – kas ettevõte hüvitab kulu töötajale või töötaja ettevõttel (oleneb, kes asja ostis).
Kulud, mida töötaja kasutab ka isiklukuks otstarbeks kuid hüvitatakse 100%, võib käsitleda erisoodustuseks (summa, mis on üle tegeliku kasutamise proportsiooni).
Kulud ja hüvitamised peavad olema dokumendipõhised. See tähedab, et summade aluseks on reaalsed arved (kommunaalkulud, kontoritarbed jms.).
Ettevõtte kulud, mis tekivad kodukontori puhul, võivad näiteks olla:
a) Sisustus, remont, hooldus – selleks et oleks tagatud mõistlikud töötamise tingimused on tihti vaja täiendavat mööblit, mida muidu ei pruugi isklikult omada (korralik töötool, laud, riiulid, laua valgustus, printer, ventilaator jms.). Need kulud võivad olla vajalikud, et jälgida töötervishoiu ja -ohutuse nõudeid.
b) Töövahendid (it seadmed, kontoritarbed jms.) – igapäevases töötegemises on vaja kodukontoris tihti samu vahendeid, mida tavalises kontoris, alates pastakst kuni lambipirnini.
c) Kommunaalkulude hüvitamine (elekter, vesi, küte, internet jms.) – siin kohal tuleks teha proportsiooni arvestus, kui palju kasutatakse kommaunaalkulusid ettevõtte tarbeks. Tihti kasutatakse ruutmeetri põhist proportsiooni: nt. kui on 75 m2 korter, kus on eraldi kntorituba 15 m2 (20% kogupinnast) ja seega hüvitatakse 20% kommunaaslkuludest. Variant on ka proportsiooni määramine kulude lõikes: näiteks elekter 30%, internet 50%, muud kommunaalid 20%. Väga ranget reeglit ei ole aga peaasi ei on põhjendatud (usutavalt). Näidis proportsiooni arvestamise tabel on siin.
d) Ruumi rent – kui töötaja(eraisik) rendib enda kodukontorit tööandjale, on tegemist on eraisiku tuluga, millelt tuleb maksta tulumaksu. Rendi summa määramisel tuleb lähtuda turuhinna tingimust, sest vastasel juhul võib maksuamet tõlgendada turuhinda ületavat summat erisoodustusena.
Maksustamine
- Käibemaks – kui tegemist on 100% ettevõttge kuluga ja antud arve on tehtud ettevõtte nimele, siis on ettevõttel õigus käibemaks käibedeklaratsiooniga tagasi küsida.
- Tulumaks – antud kontekstis rakendub tulumaks ainult renditulule (kui isik rendib enda ruume välja). Kokku lepitud summalt peab tööandja kinni pidama ja tulumaksu deklareerima ja maksma. Näiteks kui rendi summa on 100 eurot, siis maksudeks läheb 20 eurot (TM 20%) ja töötaja saab kätte 80 eurot.
- Erioodustus – erisoodustuse alla lähevad summad, mis ületavad turu hinda või põhjenduslikku proportsiooni määra (kallim rent või väga suur hüvitise määr kommunaal vm. kuludel). Lisaks arvestatakse erisoodustust sellelt varal, mis jääb töötaja kasutusse ka peale töösuhte lõppemist (vara turuväärtuse summalt, mille tööandja annab töötajale).
Ruumide rendi kitsaskoht rendile andja (töötaja) seisukohast tekib kinnistu müügil. Maksuamet on seisukohal, et kui tegemist on elukoha müügiga (peamine elukoht), mida on kasutatud ka muul otstarbel(kodukontor), siis selle muu otstarbe ulatuses tuleks maksustada tulumaksuga ka müügi kasum. Näiteks hüvitati kommunaalkulud 25% ja kasum müügist (müük miinus ost) on 20 000 eur, siis tulumaks oleks 25% x 20 000 x 20% (TM) = 1000 eurot.
Maksuameti juhenditega kodukontori kasutamise ja maksustamise kohta saab lugeda siit.
