Aruanded on oma olemuselt on ajalooline info. Olgu see 5 minutit, päeva või nädalat vana. Üks paremaid ettevõtte juhtimise tööriistu on aga korrektne ja ajakohane info. See tähendab, et kui tahad ettevõtte hetke seisu teada ja vaatad mõnda aruannet (infot), siis see oleks võimalikult värske ja vähe muutunud: milline on mul hetkel klientide võlgnevuse seis, võlgnevus tarnijatele, kogunenud maksud, puhkuse jääk, kauba jääk, projekti tulude-kulude seis, kasum jne.
Selllise info saamiseks ongi ettevõtetes raamatupidamine – mitte ainult maksude arvestamiseks. Keskmistes ja suurtemates ettevõtetes on ostu, müügi ja võlgnevuste info reeglina päevase intervalliga ja kuu alguses tehakse kokkuvõtted. Seal töötab üldiselt ka rohkkem kui üks raamatupidaja. Väiksemates ettevõtetes puudub reeglina selleks vajadust, aeg ja ressursid ning piisab kui arvete seis vaadatakse üle kord nädalas kuni kord kuus.
Kuidas saavutada, et saad finantsinfo võimalikult kiiresti ka täpselt? Vastus võib tunduda enesestmõistetav: dokumendid peavad olema korrektselt ja kiirest jooksvalt raamatupidamises.
Korrektse ja kiire raamatupidamise süsteemi saavutamiseks on olemas erinevaid võimalusi olenevalt ettevõttest: e-arved, programmide vahelised API ühendused, e-kirjade süsteem, dokumentide automaatsed digiteerimise ja töötlemise platvormid. Kunagi olid need ainult suurettevõtetele mõeldud kallid lahendused. Tänapäeval on ka väikeetevõtjatele tehtud automaatiseerimise lahendused taskukohaseks. Need ei pruugi olla lihtsalt nii paindlikud kui kallimad erilahendused.
Maailmas ja ka Eestis on tehtud finantskorralduse parimate praktikate uuringuid ning olulisemad põhimõtted on siin:
- Dokumendid on olemas ja aruandlus suletakse 5. kuupäevaks
- Parandusi on tehingutes vähem kui 1%
- Sularahaga ei arveldata
- Vähemalt kaks korda aastas toimuvad põhjalikumad finantside üle vaatamised
Kindlasti ei ole mõistlik sularaha tehinguid välistada paljudes ettevõtte vormides, kuid teiste praktikate poole on mõistlik püüelda. Uuringutes toodi konkreetselt välja, et kiirus ja efektiivsus saavutatakse tänu kaasaegse tehnoloogia kasutamisele ning väärtuspõhise teooria (lean-teooria) rakendamisele.
Vahetu info ja dokumentide korrektse, kiire protsessi saavutamine võib tunduda keeruline, kuid kindlasti ei ole see võimatu. Tihti on kõige probleemsem faktor inimharjumused.
Hea raamatupidamise süsteemi loomine aitab kasvatada ettevõtet, kasumlikust ja säästa aega.